Neukundengewinnung für SaaS-Anbieter: Demo-Termine mit Entscheidern, nicht mit Anwendern

Jonas Dippe · Inhaber TerminFabrik

Wir übernehmen die telefonische Neukundenakquise für SaaS- und Softwareanbieter, deren Produkt erklärt und eingeführt werden muss, und vereinbaren Demo-Termine mit den Entscheidern Ihrer Zielkunden. Der Inhaber telefoniert selbst und hat vorher verstanden, welches Problem Ihre Software löst und für wen. Gemessen wird am Termin, der stattfindet.

Für welche Softwareanbieter wir arbeiten

Für Anbieter von Fachsoftware und SaaS ab fünf Mitarbeitenden, deren Produkt sich an Unternehmen richtet, eine Einführung mit Beratung braucht und einen Vertragswert hat, der ein Gespräch mit dem Entscheider trägt. Typisch: Branchensoftware für Handwerk, Handel oder Produktion, Software für Planung, Abrechnung oder Dokumentation, Lösungen, die ein bestehendes System ablösen.

Nicht passend, wenn:

Ihr Produkt sich selbst erklärt und online in wenigen Minuten gebucht wird.
der Vertragswert je Kunde ein Verkaufsgespräch nicht trägt.
Sie eine Zusage über die Anzahl der Demo-Termine erwarten.
Ihr Vertrieb keine Zeit hat, die vereinbarten Demos zu führen.

Wir sagen Nein, bevor Sie zahlen. Ob Kaltakquise zu Ihrer Software passt, klären wir im Erstgespräch.

Wer bei Ihren Zielkunden über Software entscheidet

Über eine neue Software entscheidet im Mittelstand selten die Person, die sie später täglich nutzt. Entscheider ist die Geschäftsführung oder die Leitung des Fachbereichs, der das Problem hat: Vertriebsleitung, kaufmännische Leitung, Produktionsleitung. Sie verantwortet das Budget und trägt die Umstellung mit.

Zwei weitere Rollen sitzen mit am Tisch, entscheiden aber nicht: der Anwender, der die Software ausprobiert und Funktionen vergleicht, und die IT-Leitung, die Datenschutz, Hosting und Anbindung prüft. Beide sind für die Demo wichtig und für den Termin ungeeignet. Ein Termin mit dem Anwender allein endet in einer Funktionsliste, ein Termin mit der IT allein in einer Prüfliste. Deshalb gilt bei uns: Termine mit Entscheidern, nicht mit Zuarbeitern. Anwender und IT kommen in die Demo dazu, wenn der Entscheider zugesagt hat.

Anlässe, die einen Anruf rechtfertigen

Niemand kauft eine Software, weil ein Anbieter anruft. Gekauft wird, wenn etwas drückt. Diese Anlässe lassen sich vor dem Wählen recherchieren oder im ersten Satz prüfen:

Der Vertrag für die bisherige Software läuft aus oder die Lizenzkosten steigen zur Verlängerung.
Das Unternehmen wächst, bekommt neue Standorte oder mehr Mitarbeitende, und Tabellen oder Insellösungen tragen nicht mehr.
Eine neue Pflicht erfordert eine andere Abwicklung, etwa die elektronische Rechnung oder ein neuer Berichtsstandard.
Ein neues ERP- oder Buchhaltungssystem wird eingeführt, und die Nachbarsysteme müssen passen.
Ein Wechsel in der Geschäftsführung oder der Fachbereichsleitung; neue Verantwortliche hinterfragen Werkzeuge.
Eine selbst gebaute Lösung verliert ihren Betreuer oder ihre Grundlage.
Ein Wettbewerber des Zielkunden arbeitet sichtbar mit moderner Software, und der Zielkunde verliert dadurch Aufträge oder Bewerber.

Vieles davon steht öffentlich: in Stellenanzeigen, in Pressemitteilungen, auf der Website des Unternehmens oder in Branchenverzeichnissen. Die Recherche gehört zu unserer Arbeit.

Was am Telefon anders ist als in anderen Branchen

Das Ziel des Anrufs ist ein Demo-Termin mit dem Entscheider, keine Anmeldung zu einem Testzugang. Ein Testzugang ohne Gespräch wird ausprobiert und vergessen; eine Demo mit der Person, die entscheidet, zeigt das Problem des Zielkunden in seiner eigenen Situation. Deshalb vereinbaren wir das Gespräch, und Ihr Vertrieb führt es.

Der häufigste Einwand lautet: Wir nutzen schon eine Software dafür. Das stimmt fast immer. Die Frage dahinter ist, was diese Software nicht kann, seit wann das stört und wann der Vertrag endet. Wer den Anlass kennt, fragt danach. Der zweite Einwand ist das Budget bis zum Jahresende; dafür gibt es die Wiedervorlage mit Datum, nicht das Ende des Gesprächs.

Am Telefon reden wir über das Problem, das Ihre Software löst, nicht über Funktionen. Welche Module es gibt, welche Schnittstellen, wie das Hosting läuft: Das erklärt Ihr Vertrieb in der Demo. In der Analyse vor der Kampagne schreiben wir auf, welches Problem Sie für wen lösen, und Sie korrigieren, bis es stimmt.

Die Übergabe an Ihren Vertrieb ist bei Software die halbe Arbeit. Jeder Termin geht mit Rolle des Gesprächspartners, dem heute eingesetzten Werkzeug, der Nutzerzahl, dem Anlass und den Einwänden aus dem Telefonat in Ihren Kalender. Ihr Vertrieb bereitet die Demo auf diesen Fall vor, statt mit der Standardpräsentation zu beginnen.

Terminkriterien für Softwareanbieter, ein Beispiel

Vier Kriterien gelten in jeder Kampagne, weil sie sich am Telefon prüfen lassen. Für Softwareanbieter kommen meist zwei eigene dazu. So kann die Vereinbarung aussehen:

Kriterium	Standard oder eigen	Beispiel aus einer Software-Kampagne
Profil	Standard	Unternehmen aus Ihrer Zielbranche mit zum Beispiel 10 bis 250 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich oder der Schweiz
Entscheider	Standard	Geschäftsführung oder Fachbereichsleitung mit Budget; Anwender oder IT allein zählen nicht
Zusage	Standard	Der Gesprächspartner weiß, dass es um eine Demo Ihrer Software für sein Problem geht, und hat zugesagt
Kalender	Standard	Demo-Termin mit Datum und Uhrzeit in Ihrem Kalender, mit Rolle, Ist-Werkzeug und Anlass im Eintrag
Ist-Werkzeug	Eigen	Der Zielkunde arbeitet heute mit Tabellen, einer Insellösung oder einem benannten Wettbewerbsprodukt
Nutzerzahl	Eigen	Mindestens eine vereinbarte Zahl künftiger Nutzer oder Arbeitsplätze, damit sich Einführung und Vertrag rechnen

Was nicht zählt, steht ebenfalls in der Vereinbarung: der Anwender ohne Budget, die Anmeldung zum Testzugang ohne Gespräch, die Bitte um Unterlagen, der Termin ohne Datum, der Termin, der nicht stattgefunden hat.

Alle Kriterien und wie wir sie prüfen: B2B-Terminvereinbarung

Ablauf in Kurzform

Erstgespräch, 15 Minuten: Sie beschreiben Software, Zielkunden und woran Demos bisher gescheitert sind, wir sagen, ob Kaltakquise dafür passt. Analyse: das Problem, das Sie lösen, in unseren Worten, Zielkundenprofil, Einwandliste. Konzept: Terminkriterien und Gesprächsleitfaden zu Ihrer Freigabe. Umsetzung: feste Telefonzeiten im Wochentakt, der Inhaber telefoniert selbst, jede Anwahl im Reporting, jeder Demo-Termin in Ihrem Kalender.

Der ganze Ablauf mit Vergleich und Vergütungsmodellen: B2B-Terminvereinbarung

Fragen von Softwareanbietern

Vereinbaren Sie Demo-Termine oder Anmeldungen zum Testzugang?

Demo-Termine mit Entscheidern. Eine Anmeldung zum Testzugang ist kein Termin, weil niemand zugesagt hat, mit Ihnen zu sprechen. Ob Sie in der Demo einen Testzugang anbieten, entscheidet Ihr Vertrieb.

Unser Vertrieb führt die Demo selbst. Was übergeben Sie?

Den Kalendereintrag mit Rolle des Gesprächspartners, dem heute eingesetzten Werkzeug, der Nutzerzahl, dem Anlass des Gesprächs und den Einwänden aus dem Telefonat. Ihr Vertrieb bereitet die Demo auf diesen Fall vor.

Funktioniert Kaltakquise für Software, wenn alle online kaufen?

Für Software, die sich selbst erklärt und in Minuten gebucht wird, nicht. Für Software, die eingeführt wird, Prozesse ändert und mehrere Beteiligte betrifft, wird die Entscheidung im Gespräch getroffen, und dieses Gespräch vereinbaren wir.

Wie gehen Sie mit dem Einwand um, dass schon eine Software im Einsatz ist?

Mit der Frage, was diese Software nicht kann, seit wann das stört und wann der Vertrag endet. Der Anlass aus der Recherche entscheidet, ob das Gespräch weitergeht oder als Wiedervorlage mit Datum endet.