Was ist ein qualifizierter Termin?

Vier Kriterien gelten im Standard. Jedes lässt sich prüfen, bevor Sie ins Gespräch gehen.

Auffällig ist, was nicht in der Tabelle steht: Bedarf. Am Telefon lässt sich Bedarf behaupten, aber nicht prüfen. Prüfen lässt sich, ob jemand dem Gespräch zugesagt hat und warum. Deshalb steht die Zusage in der Liste und der Bedarf nicht.

Vier gelten im Standard, weitere legen Sie fest. Ein Softwarehaus will vielleicht nur Unternehmen sehen, die mit einer bestimmten Software arbeiten. Ein Beratungshaus setzt eine Mindestgröße des Projekts. Solche Zusatzkriterien gehören ins Kampagnenbriefing, nicht ins Nachhinein. Wie die vier Kriterien in der Zusammenarbeit gelten, steht auf der Leistungsseite.

Die Negativliste ist im Alltag wichtiger als die Definition, weil an ihr die Diskussionen entstehen. Kein qualifizierter Termin ist insbesondere:

1. Ein Gesprächspartner ohne Entscheidungsbefugnis und ohne direkten Einfluss. Der Termin mit dem Mitarbeiter, der sich „mal informieren“ soll, füllt den Kalender und sonst nichts.
2. Ein Kontakt außerhalb des Zielkundenprofils. Ein Interessent mit vier Mitarbeitenden, obwohl das Profil bei fünfzig beginnt, bleibt ein Interessent.
3. Eine bloße Bitte um Unterlagen ohne Terminvereinbarung. Der IT-Leiter, der „gern etwas per Mail“ hätte, will meist Ruhe, kein Gespräch.
4. Ein Termin ohne konkretes Datum und Uhrzeit. „Melden Sie sich nach dem Sommer“ ist eine Wiedervorlage.
5. Ein Termin, der nicht stattgefunden hat. Dazu unten mehr.

So steht es in unseren Angeboten, und so gehört es in jede Vereinbarung mit einem Anbieter. Wer diese fünf Punkte in einem Vertrag nicht findet, sollte fragen, was stattdessen gilt.

Viele Anbieter zählen das Budget zu den Kriterien. Die Idee stammt aus BANT, einer Methode, mit der Vertriebler Verkaufschancen bewerten: Budget, Entscheider, Bedarf, Zeitpunkt. Für eine Verkaufschance, die schon im Gespräch ist, passt das. Für einen Ersttermin aus der Kaltakquise nicht.

Wer beim ersten Anruf nach dem Budget fragt, bekommt eine von zwei Antworten. Entweder „Das kann ich so nicht sagen“, was ehrlich ist, weil niemand ein Budget für ein Angebot hat, das er noch nicht kennt. Oder eine Zahl, die nichts wert ist, weil sie unter Druck genannt wurde.

In beiden Fällen sortiert die Frage die Falschen aus: die, die es noch nicht wissen. Genau mit denen lohnt sich das Erstgespräch, denn dort entstehen Bedarf, Zeitpunkt und Budget überhaupt erst.

Deshalb stehen im Standard vier Kriterien, die sich am Telefon prüfen lassen: Profil, Entscheider, Zusage, Kalender. Budget, Bedarf und Zeitpunkt sind Gegenstand des Erstgesprächs, nicht seine Voraussetzung. Wer das anders sieht, sollte es vorher festlegen, damit beide Seiten dasselbe zählen.

Der fünfte Punkt der Negativliste trennt die Anbieter am deutlichsten. Ein Termin kann alle vier Kriterien erfüllen und trotzdem nichts liefern, weil der Gesprächspartner nicht erscheint. Gemessen wird am Termin, der stattfindet. Was die vereinbarten Kriterien nicht erfüllt, zählt nicht.

Für Sie als Auftraggeber heißt das: Fragen Sie jeden Anbieter, ob er gelegte oder stattgefundene Termine zählt, und lassen Sie sich zeigen, wo das steht. Ein Anbieter, der gelegte Termine zählt, hat wenig Grund, sich um das Erscheinen zu kümmern. Ein Anbieter, der stattgefundene zählt, ruft vorher noch einmal an. Auf Wunsch sprechen wir den Terminkontakt innerhalb von 24 Stunden vor dem Termin noch einmal an und bestätigen ihn.

Kriterien, die erst nach dem dritten Termin diskutiert werden, sind keine Kriterien. Vier Schritte, bevor der erste Anruf läuft:

1. Zielkundenprofil schriftlich. Branche, Größe, Region und die Ausschlüsse. Wen Sie nicht wollen, ist genauso wichtig wie wen Sie wollen.
2. Entscheiderrolle benennen. Wer entscheidet bei Ihrem Zielkunden wirklich über Ihr Thema: der Geschäftsführer, der IT-Leiter, der Einkauf? Wer bei Ihrem Zielkunden wirklich entscheidet, steht in einem eigenen Beitrag zu Terminen mit Entscheidern.
3. Zusatzkriterien nur, wenn sie ein Erstgespräch sinnlos machen würden. Eine Mindestgröße des Projekts oder ein konkretes Thema sind solche Kriterien. Eine Wunschliste mit acht Punkten ist es nicht; sie sortiert Gespräche aus, die Sie geführt hätten.
4. Alles in Textform bestätigen, bevor der erste Anruf läuft. Bei uns ist das Kampagnenbriefing der Ort dafür.

Faustregel: vier Standardkriterien plus höchstens zwei eigene. Mehr als das führt zu Diskussionen im Nachhinein.

Ein gelieferter Termin lässt sich in fünf Minuten prüfen, wenn die Übergabe stimmt. Eine Übergabe, die nur aus einem Kalendereintrag besteht, ist keine. Was dazugehört:

• Der Kalendereintrag mit Datum und Uhrzeit, als Einladung in Ihrem Kalender.
• Name, Rolle und Unternehmen des Gesprächspartners.
• Der Grund, warum er zugesagt hat. Ohne diesen Kontext gehen Sie blind ins Gespräch.
• Der Abgleich mit dem Zielkundenprofil: Branche, Größe, Region.
• Nach dem Termin: ob er stattgefunden hat.

Erfüllt ein Termin die vereinbarten Kriterien nicht, melden Sie das mit Bezug auf die in Textform festgelegten Kriterien. Wie und bis wann, regelt der Vertrag. Das gehört vor dem Start geklärt, nicht im dritten Monat. Was bei uns passiert, wenn ein Termin die Kriterien nicht erfüllt, steht im Ablauf.