B2B-Terminvereinbarung: Termine mit Entscheidern, die Sie vorher prüfen können

Was B2B-Terminvereinbarung ist und was nicht

Der Begriff wird für drei verschiedene Dinge benutzt. Erstens für Werkzeuge, mit denen Kunden selbst einen Termin buchen. Zweitens für Leadgenerierung, also das Sammeln von Kontaktdaten über Formulare, Anzeigen oder Nachrichten. Drittens für das, was diese Seite meint: Jemand ruft in Ihrem Namen bei einem Zielkunden an, spricht mit der Person, die entscheidet, und vereinbart ein Gespräch mit Ihnen.

Der Unterschied zur Leadgenerierung liegt im Ergebnis. Ein Kontakt aus der Leadgenerierung ist eine Adresse mit einem Anzeichen von Interesse. Ein Termin ist ein Gespräch mit Datum, Uhrzeit und einem Gesprächspartner, der weiß, worum es geht. Aus Kontakten muss Ihr Vertrieb noch Termine machen. Aus Terminen macht er Aufträge.

Für welche Angebote es passt und für welche nicht

Telefonische Terminvereinbarung lohnt sich, wenn drei Dinge zusammenkommen: Ihr Angebot richtet sich an Unternehmen, es braucht ein Gespräch, um verstanden zu werden, und ein gewonnener Auftrag trägt die Kosten eines Termins mit Abstand. Typisch sind Software mit Beratungsanteil, IT-Lösungen, Maschinen und Anlagen, Unternehmensberatung und Agenturleistungen.

Nicht passend: Angebote für Privatkunden, Produkte, die sich in einem Satz erklären und im Netz bestellt werden, und Auftragswerte, bei denen sich ein Gespräch mit dem Entscheider nicht rechnet. Ebenfalls nicht passend für alle, die eine Terminmenge zugesagt haben wollen. Eine Zusage über die Menge geben wir nicht, weil sie von Ihrem Angebot, Ihrer Zielgruppe und dem Zeitpunkt abhängt. Was wir im Erstgespräch nennen, ist ein Erfahrungswert.

Wir sagen Nein, bevor Sie zahlen. Das Erstgespräch dauert 15 Minuten, und wenn Kaltakquise nicht zu Ihrem Angebot passt, sagen wir es dort.

Für IT-Dienstleister und Systemhäuser im Detail: Neukundengewinnung für IT-Dienstleister

Vier Kriterien, die vor dem ersten Anruf feststehen

Was als Termin zählt, steht vor dem ersten Anruf in Textform fest und ist Teil der Vereinbarung. Vier Kriterien gelten immer, weil sie sich am Telefon prüfen lassen. Eigene Kriterien kommen dazu, wenn ein Gespräch ohne sie sinnlos wäre, zum Beispiel eine Mindestgröße des Projekts oder eine bestimmte Software im Einsatz. Faustregel: vier Standardkriterien plus höchstens zwei eigene.

Wichtiger als die Definition ist im Alltag die Liste dessen, was nicht zählt:

1. Ein Gesprächspartner ohne Entscheidungsbefugnis und ohne direkten Einfluss.
2. Ein Kontakt außerhalb des Zielkundenprofils, auch wenn das Gespräch angenehm war.
3. Eine Bitte um Unterlagen ohne Termin.
4. Ein Termin ohne Datum und Uhrzeit.
5. Ein Termin, der nicht stattgefunden hat.

Der fünfte Punkt trennt Anbieter voneinander. Ein Termin, der nicht stattfindet, ist kein Termin. Bedarf und Budget stehen bewusst nicht in der Liste: Beides lässt sich am Telefon behaupten, aber nicht prüfen. Prüfen lässt sich, ob jemand zugesagt hat und warum.

Die Kriterien im Detail, mit Beispielen: Was ist ein qualifizierter Termin?

Wie Sie die Kriterien vor dem ersten Anruf festlegen, mit Vorlage: Terminkriterien festlegen

So läuft eine Kampagne, Schritt für Schritt

Vier Schritte, jeder mit einem Ergebnis, das Sie in der Hand halten.

1. Erstgespräch

   15 Minuten am Telefon. Sie beschreiben Ihr Angebot, Ihre Wunschkunden und woran Gespräche bisher gescheitert sind. Wir sagen, ob Kaltakquise dafür der richtige Kanal ist. Ergebnis: eine Einschätzung, kein Angebot.

2. Analyse

   Wir lesen, was Sie veröffentlicht haben, Ihre Angebote und Ihre Absagen, und schreiben Ihr Angebot in unseren Worten auf. Daraus entstehen das Zielkundenprofil, also wen wir anrufen und wen nicht, und die Liste der Einwände, die am Telefon kommen werden. Ergebnis: Zielkundenprofil und Einwandliste zu Ihrer Freigabe.

3. Konzept

   Sie bekommen die Terminkriterien und den Gesprächsleitfaden in Ihren Worten. Der Leitfaden ist kein Text zum Ablesen, sondern die Reihenfolge der Fragen und die Antworten auf die Einwände aus der Analyse. Beides geht erst raus, wenn Sie es freigegeben haben. Ergebnis: zwei freigegebene Dokumente.

4. Umsetzung

   Ihre Kampagne bekommt feste Telefonzeiten im Wochentakt. Am Telefon sitzt der Inhaber, der Ihr Angebot in der Analyse verstanden hat. Jede Anwahl, jedes Gespräch und jede Absage stehen im Reporting. Jeder Termin geht mit Name, Funktion, Uhrzeit und dem Grund der Zusage in Ihren Kalender. Ergebnis: Termine, die Sie vorher prüfen können.

Was Sie sehen, während wir telefonieren

Sie sehen den Stand der ganzen Kampagne, nicht allein die Termine. Das Reporting zeigt je Anwahl, wen wir erreicht haben, was besprochen wurde und was daraus folgt: Termin, Wiedervorlage oder Absage mit Grund. Das wöchentliche Reporting zeigt Ihnen, was passiert ist und was als Nächstes ansteht.

Ein Kalendereintrag von uns enthält: Unternehmen, Name und Funktion des Gesprächspartners, Datum und Uhrzeit, den Anlass des Gesprächs in einem Satz und die Einwände, die im Telefonat schon kamen. Damit gehen Sie vorbereitet ins Gespräch und erkennen vorher, ob der Termin die Kriterien erfüllt.

Erfüllt ein gelieferter Termin ein Kriterium nicht, zeigen Sie das an. Was die vereinbarten Kriterien nicht erfüllt, zählt nicht.

Callcenter, Leadgen-Agentur, eigene Stelle, TerminFabrik

Vier Wege zu Terminen, die sich in sechs Punkten unterscheiden. Preise stehen hier nicht; sie hängen von Umfang und Angebot ab und gehören ins Erstgespräch.

Ob der eigene Aufbau oder das Auslagern zu Ihnen passt, hängt an zwei Fragen: Zeit im Haus und Erklärungsbedarf. Mehr dazu: Kaltakquise selbst machen oder auslagern?

Vergütungsmodelle und was sie mit der Terminqualität machen

Am Markt gibt es drei Modelle: ein fester Monatsbetrag für die Arbeit, unabhängig vom Ergebnis; eine Vergütung je vereinbartem Termin; reine Erfolgsbasis, bei der erst der Auftrag bezahlt wird.

Jedes Modell steuert das Verhalten am Telefon. Wer je gelegtem Termin bezahlt wird, hat einen Grund, jedes freundliche Gespräch als Termin zu zählen; die Qualität sinkt, sobald die Definition weich ist. Wer nur bei Auftrag bezahlt wird, sucht sich die einfachen Fälle aus und lässt die Zielkunden liegen, die Erklärung brauchen. Ein fester Betrag ohne Bezug zum Ergebnis bezahlt Aktivität.

Deshalb hängen bei uns Vergütung und Kriterien zusammen: Gemessen wird am Termin, der stattfindet. Was die vereinbarten Kriterien nicht erfüllt, zählt nicht. Wie sich das für Ihren Auftragswert rechnet, gehen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen durch.

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