Neukundengewinnung für IT-Dienstleister: Termine mit Entscheidern, nicht mit Administratoren

Jonas Dippe · Inhaber TerminFabrik

Wir übernehmen die telefonische Neukundenakquise für IT-Dienstleister, Systemhäuser und Managed Service Provider ab fünf Mitarbeitenden und vereinbaren Gespräche mit den Entscheidern Ihrer Zielkunden. Der Inhaber telefoniert selbst und hat Ihr Angebot vorher verstanden, ob Managed Services, IT-Sicherheit oder eine Cloud-Migration. Gemessen wird am Termin, der stattfindet.

Für welche IT-Häuser wir arbeiten

Für Systemhäuser, Managed Service Provider, IT-Beratungen und Anbieter branchennaher Software ab fünf Mitarbeitenden, deren Angebot Erklärung braucht und deren Auftragswert ein Gespräch mit dem Entscheider trägt. Typisch: Managed Services mit laufender Vergütung, IT-Sicherheit, Cloud-Projekte, Einführung einer Fachsoftware.

Nicht passend, wenn:

Sie Hardware über den Preis verkaufen und keine Beratung brauchen.
Ihr Angebot noch in Entwicklung ist.
Sie eine Zusage über die Anzahl der Termine erwarten.
im Kalender keine Zeit für die Termine frei bleibt.

Wir sagen Nein, bevor Sie zahlen. Passt Kaltakquise nicht zu Ihrem Angebot, sagen wir es im Erstgespräch.

Wer bei Ihren Zielkunden entscheidet

Ihre Zielkunden sind meist mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung oder mit einer kleinen. Dort entscheidet über einen neuen IT-Dienstleister die Geschäftsführung, oft zusammen mit der kaufmännischen Leitung, weil es um laufende Kosten geht und um das Risiko, wenn etwas ausfällt. In größeren Häusern entscheidet die IT-Leitung mit eigenem Budget.

Der Administrator ist fachlich der richtige Gesprächspartner und trotzdem selten der Entscheider. Er kennt die Systeme, redet gern über Technik und hat kein Budget. Ein Termin mit ihm fühlt sich gut an und führt meist zu einem zweiten Termin, den Sie selbst vereinbaren müssen. Deshalb gilt bei uns: Termine mit Entscheidern, nicht mit Zuarbeitern. Der Administrator bleibt wichtig, als Quelle für den Anlass und als Beteiligter im Gespräch, das die Geschäftsführung zugesagt hat.

Anlässe, die einen Anruf rechtfertigen

Ein Anruf ohne Anlass ist eine Unterbrechung. Bei IT-Themen gibt es Anlässe, die sich vor dem Wählen recherchieren oder im ersten Satz prüfen lassen:

Ein Wartungs- oder Managed-Services-Vertrag läuft in den nächsten zwölf Monaten aus.
Ein eingesetztes System erreicht das Support-Ende, und die Ablösung ist noch nicht beauftragt.
Die Geschäftsführung oder die IT-Leitung hat gewechselt; neue Verantwortliche prüfen bestehende Dienstleister.
Ein neuer Standort, eine Übernahme oder deutliches Wachstum bei gleichbleibender IT.
Ein Sicherheitsvorfall im Haus oder in der Branche, über den gesprochen wird.
Neue Anforderungen an die IT-Sicherheit von Versicherern, Auftraggebern oder Prüfern.
Ein Projekt, das der bisherige Dienstleister nicht anbietet, etwa eine Cloud-Migration oder die Einführung einer Fachsoftware.

Vieles davon steht öffentlich: in Stellenanzeigen, Pressemitteilungen und auf der Website des Unternehmens. Die Recherche gehört zu unserer Arbeit, nicht zu Ihrer.

Was am Telefon anders ist als in anderen Branchen

Die meisten Geschäftsführer halten Kaltakquise für ein Kapazitätsproblem: zu wenig Zeit, zu wenig Leute. Bei einem IT-Angebot ist sie ein Verständnisproblem. Wer am Telefon nicht unterscheiden kann, ob im Haus gerade ein Serverwechsel ansteht oder jemand nur höflich zuhört, liefert Termine, nur die falschen.

Der häufigste Einwand lautet: Wir haben schon einen IT-Dienstleister. Das stimmt fast immer und ist kein Grund aufzulegen. Die Frage dahinter ist, ob der bestehende Dienstleister das leistet, was gerade anliegt. Wer den Anlass kennt, fragt danach: Wer betreut die Migration, wer den neuen Standort, wer die Anforderung des Versicherers. Wer den Anlass nicht kennt, hat an dieser Stelle verloren.

Fachbegriffe werden bei uns verstanden, nicht vorgelesen. In der Analyse vor der Kampagne schreiben wir Ihr Angebot in unseren Worten auf, und Sie korrigieren, bis es stimmt. Am Telefon reden wir über das, was Ihr Zielkunde davon hat, die Technik dahinter erklären Sie im Gespräch.

Und wir bleiben bei einem Thema. Ein Systemhaus mit zwölf Leistungen ruft nicht mit zwölf Leistungen an. Die Kampagne führt mit dem Angebot, das zum Anlass passt; alles andere kommt im Gespräch mit Ihnen.

Terminkriterien für IT-Dienstleister, ein Beispiel

Vier Kriterien gelten in jeder Kampagne, weil sie sich am Telefon prüfen lassen. Für IT-Dienstleister kommen meist zwei eigene dazu. So kann die Vereinbarung aussehen:

Kriterium	Standard oder eigen	Beispiel aus einer IT-Kampagne
Profil	Standard	Unternehmen aus Ihrer Region mit zum Beispiel 20 bis 200 Arbeitsplätzen, ohne eigene IT-Abteilung
Entscheider	Standard	Geschäftsführung, kaufmännische Leitung oder IT-Leitung mit Budget; der Administrator allein zählt nicht
Zusage	Standard	Der Gesprächspartner weiß, dass es um die Betreuung seiner IT geht, und hat dem Gespräch zugesagt
Kalender	Standard	Einladung mit Datum und Uhrzeit in Ihrem Kalender
Vertragslage	Eigen	Der bestehende Wartungs- oder Managed-Services-Vertrag endet innerhalb von zwölf Monaten, oder es gibt keinen
Systemstand	Eigen	Ein benanntes System vor dem Support-Ende oder ein anstehendes Projekt wie eine Migration

Was nicht zählt, steht ebenfalls in der Vereinbarung: der Administrator ohne Budget, die Bitte um Unterlagen, der Termin ohne Datum, der Termin, der nicht stattgefunden hat.

Alle Kriterien und wie wir sie prüfen: B2B-Terminvereinbarung

Ablauf in Kurzform

Erstgespräch, 15 Minuten: Sie beschreiben Angebot und Wunschkunden, wir sagen, ob Kaltakquise dafür passt. Analyse: Ihr Angebot in unseren Worten, Zielkundenprofil, Einwandliste. Konzept: Terminkriterien und Gesprächsleitfaden zu Ihrer Freigabe. Umsetzung: feste Telefonzeiten im Wochentakt, der Inhaber telefoniert selbst, jede Anwahl im Reporting, jeder Termin in Ihrem Kalender.

Der ganze Ablauf mit Vergleich und Vergütungsmodellen: B2B-Terminvereinbarung

Fragen von IT-Dienstleistern

Funktioniert Kaltakquise für Managed Services überhaupt?

Ja, wenn der Anruf an einer Stelle ansetzt, an der beim Zielkunden etwas offen ist: ein auslaufender Vertrag, ein System vor dem Support-Ende, ein Projekt ohne Betreuer. Ohne Anlass ist ein Anruf zu Managed Services eine Unterbrechung; mit Anlass ist er ein Angebot zum richtigen Zeitpunkt.

Wie gehen Sie mit dem Einwand um, dass schon ein IT-Dienstleister da ist?

Mit der Frage, ob er das leistet, was gerade anliegt. Fast jedes Unternehmen hat einen Dienstleister; die Frage ist, wer die Migration, den neuen Standort oder die neue Sicherheitsanforderung betreut. Der Anlass aus der Recherche entscheidet, ob das Gespräch weitergeht.

Können Sie unser Angebot am Telefon erklären?

So weit, wie es für den Termin nötig ist. In der Analyse schreiben wir Ihr Angebot in unseren Worten auf, und Sie korrigieren, bis es stimmt. Am Telefon geht es um den Anlass und den Nutzen für den Zielkunden; die Technik erklären Sie im Gespräch selbst.

Rufen Sie auch bei unseren Bestandskunden oder Partnern an?

Nein. Wen wir anrufen und wen nicht, steht im Zielkundenprofil, das Sie freigeben. Bestandskunden, Partner und Unternehmen, die Sie ausschließen, stehen auf der Ausschlussliste, bevor der erste Anruf läuft.